De vakantie is weer bijna achter de rug en dat kan twee dingen beteken: je moet extra hard aan de bak omdat je door de vakantie achterloopt met verschillende werkzaamheden, of je kunt gewoon verder met de planning zoals die ervoor ook was. Voor de planners- en werkvoorbereiders die in de eerste categorie vallen, is dit blog. Om te voorkomen dat je geen grip meer hebt op de kwaliteit van de uitvoer van werkzaamheden in de vakantie, hebben we wat tips voor je opgesteld.

Verschillende werkgangen

Vakantieplanningen voor de werkzaamheden hebben meestal voornamelijk invloed op de lang cyclische werkgang. De kort cyclische werkgang is vaak gemakkelijker over te dragen aan collega’s die het gebied niet kennen of minder ervaring hebben met de uit te voeren taken. Pas bij de lang cyclische werkgang kan het een probleem worden. Dan krijg je te maken met achterstanden als het werk niet op tijd of niet volledig wordt uitgevoerd. Daarmee helpen we je graag op weg.

Zo houd je grip op de uitvoer van lang cyclische werkzaamheden

Als je onkruid op verharding niet goed bijhoudt, groeit het door. En dat betekent dat je na de vakantieperiode dubbel zoveel werk hebt om het weer op het vereiste beeld te krijgen. Om te zorgen dat taken zoals onkruid op verhardingen goed bijgehouden worden, zal  de uitvoerder, planner een plan van aanpak voor zijn vakantie voorbereiden. Hierin maakt hij een inschatting van de werkzaamheden per week die hij zo opschrijft dat collega’s ermee uit de voeten kunnen. Dit kost natuurlijk extra tijd voor zijn ofhaar vakantie, maar levert achteraf in elk geval geen extra werkzaamheden op. Er zijn grofweg twee manieren waarop hij te werk kan gaan:

• Manier één: de werkzaamheden worden opgeschreven in een Word document of simpelweg met pen en papier. Vervolgens wordt op de (papieren) kaart aangegeven waar de werkzaamheden uitgevoerd moeten worden en wat aandachtspunten zijn per gebied. Risico’s: het kwijtraken van de documenten of het niet duidelijk genoeg opschrijven van de werkzaamheden, waardoor achteraf nog steeds extra inzet nodig is.
• Manier twee: met behulp van slimme software registreert de voorman / uitvoerder de taken die gedaan moeten worden. De taken verschijnen per dag op een tablet en duidelijk is voor de uitvoerende medewerkers wat hij nog moet doen. Ook kan hij per taak aangeven wanneer hij klaar is, zodat aan het einde van een dag (en vakantieperiode) precies te zien is of alle taken zijn uitgevoerd. Op de werkdag kan hij inschatten of hij alle werkzaamheden nog redt, omdat wordt aangegeven hoeveel taken hij nog moet doen die dag. Dankzij deze werkwijze heeft een voorman / uitvoerder na zijn vakantie direct inzicht in de gedane taken.

Nooit meer problemen in vakanties

Dankzij slimme werkvoorbereiding (en hulp van bijbehorende software) zorg jij dat je nooit meer problemen hebt in vakanties. Daarnaast wordt het werk overnemen van collega’s ook een stuk leuker omdat dankzij tablets veel duidelijker is wat de werkzaamheden inhouden. Hiermee houd je dus grip op de uitvoering én doe je collega’s een plezier. Ben je benieuwd hoe slimme software een rol speelt in het Het Nieuwe Vegen? Download dan onderstaand e-book.

Hoe heb jij jouw vakantieplanning afgelopen zomer rond gekregen? En hoe pak je de planning nu weer op? Deel je ervaringen in een reactie.