Digitaliseren van inzamelroutes: tijd voor een nieuwe blik!

De afvalkalender is gemaakt. Het is duidelijk op welke adressen en op welke dag moet worden ingezameld. De volgende stap? Alles werkbaar maken voor het team van planners en chauffeurs. Hoe moeten de nieuwe of aangepaste routes worden gereden?

In dit blog nemen we je mee in het beheer van inzamelroutes: een klus die nooit helemaal af is. Het kost veel tijd en het is lastig om het goed te doen. In de praktijk blijkt dat er constant aanpassingen nodig zijn aan routes. Wij vinden dat het tijd is voor een nieuwe blik op het beheer van inzamelroutes en chauffeursbegeleiding.

De huidige situatie:

Voordat we je vertellen wat er anders kan, kijken we naar hoe we het nu nog vaak doen (en zoals het werkt met Jewel routenavigatie). Waar lopen we tegenaan?

Vaste routes. Grote kans dat je uitgaat van vaste routes voor jouw gebieden. Vooraf wordt bepaald wat de juiste route is waarna de chauffeur deze buiten kan uitvoeren. Maar wie bepaald wat een goede route is? De werkvoorbereider, de planner of de chauffeur zelf?

Tijdrovend proces. Wanneer de keuze is gemaakt wie de routes gaat bepalen, loop je tegen een nieuwe kwestie aan. Het digitaliseren van routes kost veel tijd: routes moeten worden besproken, ingetekend, getest en worden daarna pas definitief gemaakt. Dit proces herhaalt zich voor iedere route en dat zijn er met de verschillende fracties al snel best veel.

Ook het beheer kost de nodige inspanning. Iedere verandering, zoals bijvoorbeeld nieuwe aansluitingen door nieuwbouw, maar ook wijzigingen in de opzet van straten, vraagt om aanpassingen in de routes. Een constant proces dat de nodige tijd kost. Het wijzigen van gedigitaliseerde routes zorgt voor minder flexibiliteit.

Kritische chauffeurs. Bij compleet nieuwe routes gebruiken chauffeurs de routebegeleiding, maar zodra een chauffeur de route kent, zal de tablet met routenavigatie minder gebruikt worden. Eventuele aanpassingen die later worden gedaan bereiken de chauffeur dan niet. In de praktijk zien we dat de routenavigatie veelal voor nieuwe of tijdelijke chauffeurs wordt gebruikt die niet bekend zijn met de routes.

Problemen onderweg. Software kan veel voor je doen, maar in uitzonderingen zijn mensen zelf beter in staat de juiste keuzes te maken. Is een weg bijvoorbeeld afgesloten? Dan is een chauffeur veel beter in staat om zelf een goede alternatieve route te zoeken en te bepalen wat er moet gebeuren met eventuele onbereikbare locaties. Als een chauffeur vertraging oploopt of niet verder kan met de uitvoering moet de chauffeur dit telefonisch doorgeven en een collega moet op basis daarvan het werk overnemen. Het coördineren daarvan is een flinke klus.

Geen interactie en inzicht. In de routenavigatie van Jewel is de voortgang van de route niet continu zichtbaar. De chauffeur ziet niet direct hoe ver hij is, maar ook op kantoor is dit niet zichtbaar. De planner kan hierdoor niet gemakkelijk vooruitkijken en coördineren. Samenwerken tussen chauffeurs onderling en de planners/teamleiders is daardoor beperkt.

Hoe kan het dan wel?

We hebben diverse pijnpunten van de huidige routenavigatie en chauffeursbegeleiding genoemd. In de zoektocht naar een oplossing die efficiënt en gemakkelijk voor de gebruiker is kwamen we uit bij Gebiedsinzameling. Een andere insteek met nieuwe mogelijkheden. Hoe ziet dat eruit? 

• Gebieden in plaats van vaste routes. De adressen waar ingezameld moet worden vormen samen een gebied. De chauffeur ziet op zijn tablet welk gebied hij moet inzamelen en de in te zamelen straten zijn daarin duidelijk aangegeven. Het startpunt wordt getoond, waarna het aan de chauffeur is om te bepalen hoe hij door de wijk rijdt. 
  
  De voorbereiding van het inzamelgebied kost minder tijd. Je tekent niet langer verschillende routes in, maar bepaald enkel welke straten moeten worden ingezameld in een gebied. Het intekenen gaat snel en eenvoudig. (Werk je al met Jewel? Dan zijn de gebieden zelfs al beschikbaar.)
  
  
• Continu inzicht in voortgang. Op de digitale kaart ziet de chauffeur exact waar hij al is geweest en welke straten nog moeten worden gedaan. Een straat vergeten? Doordat voltooide straten worden afgevinkt ziet hij precies wat hij eventueel heeft gemist. Bij het afronden van een rit kan de chauffeur nog een extra controle doen of er straten zijn gemist.
  
  Ook voor de mensen op kantoor is te zien wat de voortgang buiten is. Handig om vooruit te kijken en eventueel bij te sturen. De samenwerking tussen kantoor en de wagen krijgt hiermee een boost.
  
  
• Samenwerken. Omdat iedereen inzicht heeft in de voortgang wordt afhelpen ook gemakkelijker. Met 'samenwerken' kunnen meerdere chauffeurs samen in één gebied werken waarbij ze zien wat al gedaan is en wat nog moet gebeuren. Ook na het uitvallen van een voertuig is het eenvoudig om het werk af te maken. 
  
  Chauffeurs kunnen via de app eenvoudig feedback geven over de uitvoering. Dit geeft informatie die direct verwerkt kan worden op kantoor.
  
  
• Continue verbeteringen gebieden. Het doen van kleine aanpassingen is niet langer een tijdrovend proces. Heeft een chauffeur een verbetering voorgesteld? Is er iets veranderd in een bepaalde straat? Je past het nu gemakkelijk aan, zonder dat daarmee een route niet langer klopt. Dit scheelt tijd, maar zorgt ook voor minder fouten en ergernissen.
  
  De resultaten van de uitvoering zijn beschikbaar om het hele proces te optimaliseren en de dienstverlening optimaal te houden. 
  
  
• Vermindering klachten. Door het inzicht in de voortgang en het doen van continue kleine aanpassingen in de inzamelgebieden verminderen klachten van burgers aanzienlijk. Zo wist onze klant Cyclus het aantal burgermeldingen te halveren.

Ontdek gebiedsinzameling van Jewel

Meer inzicht, minder klachten van burgers en vooral: tevreden chauffeurs die dit hulpmiddel er graag bij hebben. Benieuwd naar alle mogelijkheden van onze nieuwe applicatie? In onze productsheet vertellen we je meer!