So vielschichtig wie die Aufgaben in der Stadtreinigung sind auch die Herausforderungen, sie zu organisieren und zu dokumentieren. Viele Softwareprogramme zwingen einen dazu, die eigenen Arbeitsabläufe auf die Vorgaben der Software anzupassen. Dabei sollte es doch eigentlich genau anders herum sein.
Im Interview mit Justin Clarke, verantwortlich für die Straßenreinigung im Bezirk Huntingdonshire in England, sprechen wir darüber, wie er das Prinzip „haben wir schon immer so gemacht“ überwunden hat.
Stadtreinigung funktioniert überall gleich
Justin ist seit kurzem Leiter des Straßenreinigungsbetriebs im Reinigungsbetrieb des Bezirks Huntingdonshire nördlich von London. In seinen über 20 Jahren Berufserfahrung in der Stadtreinigung hat er viele Management-Programme gesehen. Er berichtet von seinen Erfahrungen und wie er die Arbeit heute viel einfacher organisiert.
„Weißt du, Stadtreinigung ist Stadtreinigung. Die Arbeit ist überall auf der Welt die gleiche“, sagt Justin. „Dennoch habe ich bisher immer mit Programmen arbeiten müssen, die eigentlich nicht für unsere Arbeit ausgelegt sind.“
Die Ausgangslage
Ein halbes Dutzend Schritte für eine Aufgabe
„Ich habe einige Management Tools für die Stadtreinigung gesehen. Die waren einfach nicht eingängig. Wollte ich bestimmte Informationen auswerten, hieß es, das sei in dem Programm nicht vorgesehen. Ständig mussten wir einen Workaround finden. Um eine einzige Aufgabe zu erledigen, mussten ein halbes Dutzend Schritte durchlaufen werden. Als jemand, der täglich am Computer arbeitet, werde ich irgendwie damit klarkommen. Aber für die Kollegen draußen war das oft einfach zu viel.“
5 Minuten Dokumentation für eine 30 Sekunden Aufgabe
Viele seiner Mitarbeiter seien bereits älter und die meisten nicht besonders Technik-affin, erklärt Justin. „Wenn die mit kalten Fingern auf einem Tablet zig Schritte durchklicken müssen, dann frustriert sie das. Besonders, wenn dann auch noch viel gelesen oder geschrieben werden soll. Durch die ständigen Unterbrechungen wird aus der 30-Sekunden-Arbeit beim Mülleimerleeren eine 5-Minuten-Arbeit.“ Das berge gerade bei einem engen Zeitplan großes Frustpotenzial.
Was ist heute anders?
Intuitive Abläufe
„Wir nutzen mit Jewel heute ein Tool, bei dem man merkt, dass es von Leuten entwickelt wurde, die dieselben Probleme hatten. Die Software unterstützt uns in dem, was wir tun. Die Abläufe sind intuitiv und klar nachvollziehbar.“
Visuelle Unterstützung ohne viel Text
„Die visuelle Unterstützung macht es auch für die operativen Kollegen auf der Straße einfacher. Sie sehen auf der Karte wo sie sich befinden, wo welche Aufgabe zu erledigen ist und können sie einfach abhaken. Das macht es auch für die Kollegen einfacher, die Schwierigkeiten mit dem Lesen haben.“
Schnelle Reaktionszeit
„Was uns besonders beeindruckt hat ist die schnelle Reaktionszeit der Anwendung. Selbst wenn wir Jewel auf einem älteren Tablet oder Smartphone nutzen, gibt es keinerlei Verzögerungen. Auch in Gebieten mit unvorteilhafter Netzabdeckung kannst du in Sekunden sehen, was zu tun ist.“
Wie hat sich deine eigene Arbeit dadurch verändert?
Kapazitäten besser beurteilen
„Ich habe ein besseres Gefühl für die Arbeit bekommen. Als ich hier gestartet bin, kannte ich den Bezirk nicht gut. Ich konnte mir jetzt ein Bild davon machen, was die einzelnen Teams tun, wie viel Arbeit sie leisten, wozu sie fähig sind, ob wir die Kapazität haben, einigen Leuten mehr Arbeit zu geben oder Dinge neu zu organisieren.“
Keinem hinterherlaufen müssen
„Mit dem Live-Dashboard habe ich immer ein Auge darauf, wie der Tag läuft. Ich muss niemandem hinterherlaufen oder sie dazu bringen, Unmengen an Papier auszufüllen. Das hilft vor allem auch bei einer realistischeren Einschätzung darüber, was an einem Tag möglich ist. Oft unterscheidet sich die Einschätzung der Jungs, was möglich ist und dem was tatsächlich geschafft werden kann. Jetzt habe ich die Informationen, um sie nach besten Kräften bei ihrer Arbeit unterstützen zu können.“
Abläufe einfacher umstellen
„Gerade wenn ich Abläufe umstellen möchte habe ich die Informationen immer direkt vor Augen. In einem Job wie diesem kannst du nie genug Informationen haben. Wenn ich sehe, dass wir quer durch den Bezirk fahren, um einen Mülleimer zu leeren, der nur zu einem Viertel voll ist – dann kann ich sehr einfach die Leerungshäufigkeit anpassen.“
Welche Auswirkungen siehst du im Gesamtbetrieb?
Einsparungen
„Durch die schrittweise Optimierung unserer Kehrrouten oder der Mülleimertouren merke ich jetzt schon einen Kosteneffekt. Bei den aktuellen Spritpreisen macht es schon einen Unterschied, wenn ich den Transporter mit zwei Kollegen eben nicht einmal quer durch den Bezirk schicken muss.“
Selbstbewusster bei Beschwerden
„Früher musste ich bei Beschwerden von Bürgern selbst rausfahren, oder in den Kolonnen fragen, wann etwas getan wurde. Heute habe ich diese Informationen zu jeder Zeit verfügbar. Wenn heute jemand behauptet der Mülleimer sei zwei Monate nicht geleert worden, dann kann ich ihm sagen: doch, letzten Montag um 10:14 wurde der zuletzt geleert.“
Leichtere Vertretung
„Gerade in der Urlaubszeit werden die Vertretungen viel einfacher. Jemand anderes kann einspringen und die Strecke übernehmen. Wir müssen nichts auf Karten zeichnen oder ausführlich erklären, dass dies und jenes zu tun ist. Sie müssen ihnen nicht hinterherlaufen.“
Leistungsfähigkeit einschätzen
„Dadurch, dass wir alle Gebiete, Routen und Besonderheiten ganz einfach in Jewel uploaden und bearbeiten können, haben wir einen viel besseren Überblick. Das hilft uns zu beurteilen, was wir leisten können und wo wir Dinge umstellen müssen.“
Sämtliche Prozesse digitalisieren
„Jewel gibt uns die Möglichkeit nach und nach sämtliche Vorgänge als Arbeitsprozesse aufzunehmen. Das gefällt auch den Kollegen, die manche Dinge noch immer auf dem Papier erledigen müssen. Wir haben die Möglichkeit jeden Tag ein Stück effizienter zu werden. Das kommt bei den Kollegen draußen mindestens genauso gut an wie bei der Betriebsleitung.“
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Headerbild: Animaflora/istock
